Seu negócio está crescendo e, para não perder o controle da situação, você decidiu que é hora de buscar soluções que te ajudem na gestão da sua empresa. Afinal, você sabe que não é possível confiar 100% em processos manuais e desconectados e um sistema de ERP pode te ajudar muito a ter uma visão global do negócio e assim poder tomar decisões mais estratégicas. Mas daí você pensa: como selecionar o melhor ERP para meu negócio?
Antes de embarcar em uma implementação, esclareça todas as dúvidas com o seu fornecedor. Veja algumas perguntas que você não deve esquecer de fazer:
1) Minha empresa precisa mesmo de um sistema de gestão ERP?
É normal que quando uma empresa cresce muito rapidamente, processos que antes satisfaziam as necessidades do negócio acabam se tornando insuficientes para a nova demanda. Frequentemente, processos manuais começam a requerer mais agilidade, e softwares não conseguem mais se comunicar um com o outro e as informações se perdem dentro da organização. Então, para saber se sua empresa ficaria melhor com um sistema de gestão ERP, olhe para seus processos atuais e para qualidade de comunicação entre os processos, veja também a quantidade e a qualidade de informações geradas. Se você questionar a efetividade desses pontos, provavelmente é hora de adotar um ERP.
2) O sistema vai satisfazer as necessidades do meu negócio?
Essa é provavelmente a pergunta mais importante dessa lista. Há muitas soluções no mercado prometendo mil e uma utilidades, mas não fazem mais do que o básico. Sua tarefa será encontrar a solução que funcione melhor para a sua empresa. Se, por exemplo, uma das suas principais necessidades é ser capaz de gerir um grande estoque, você precisará de um software que tenha essa funcionalidade muito boa. Para acertar na escolha do melhor software, é importante conversar bastante com seu fornecedor, para que ele entenda realmente seu negócio e suas necessidades.
3) Como funciona o processo de implementação do software?
Muita gente acha que depois de escolher o sistema ideal para seu negócio, o próximo passo é saber como usá-lo. Mas não é bem assim! Antes de tudo acontece a fase da implementação, e é importante entender como funciona esse processo: quanto tempo levará e, portanto, quando sua empresa poderá de fato usufruir do novo sistema; como será o treinamento dos funcionários e quais deles devem estar envolvidos nessa fase; qual será o cronograma; como será a integração com outros sistemas, etc. Se necessário, faça uma reunião prévia com seu fornecedor para sanar todas as dúvidas.
4) Que tipo de suporte terei durante e após a implementação?
Ao adotar um novo sistema de gestão ERP, é normal que, em algum momento, você precise do suporte do seu fornecedor. Por isso, é primordial que o tipo de suporte ofertado fique bem claro nos termos do acordo: como acontecerá esse suporte e se haverá custo extra. Quem te atenderá? Quantas horas de suporte estão inclusas na implementação? E depois, continuará havendo algum pacote? E quanto custarão as horas adicionais de suporte?
Você também pode pedir referências, perguntar sobre cases e se há clientes do mesmo ramo de atuação que você.
